CKG Organisera data

Datakvalitet

Resultaten av en undersökning blir aldrig bättre än de data som den bygger på. Därför är det viktigt att kvaliteten på insamlade data är så bra som möjligt.

Bra valideringssystem vid datainsamling/mätning minskar framtida problem
Värden som anvnds ofta, t ex namn, väljs från listor ed.
Användaren ska alltid välja mellan klartext-alternativ, inte koder
Saknade värden, Null-värden och felvärden på hanteras välstrukturerat
Beräkningar, som medelvärden och index, görs av datorn, inte användaren
Definiera och dokumentera alla koder för data-kategorier, saknade värden, felvärden etc.
Dokumentera alla ändringar i rådata
Spara ofta datummärkta backup-kopior av data

Studiedesign

Informationen som samlas ska besvara dina frågeställningar. Därför måste en undersökning planeras noga

Vilken information ska samlas in?
Och vilken information ska man kunna plocka ut?
Definiera och dokumentera vilka värden som ska insamlas och hur det ska göras.
Beräkna antal svar, prover eller deltagare som behövs för att kunna dra välgrundade slutsatser av en studie
Utforma protokoll och enkäter för att samla in just den information man vill ha;
— Anpassa språkval och utformning till den som ska svara
— Anpassa utformning för att minska risken för felsvar av misstag
— Hur undviker man problem med logiska hopp
(t ex "om du har rött hår, gå direkt till fråga 27")
— Vilket fungerar bäst; fasta alternativ eller fritextsvar?

Skräddarsydda databaser

En bra databas underlättar insamling, analys, tolkning och redovisning av data på många sätt.
En anpassnad databas utvecklas tillsammans med användarna, och när behoven förändras ändras också databasens funktioner.

Enkla, intuitiva menyer leder snabbt användaren rätt
Inbyggd validering minskar fel vid datainsamling
Underlättar analys genom att förebygga felvärden eller saknade värden
Underlättar vardagsrutiner, t ex skriva ut årsrapporter eller visa hur värden förändras med tiden
Fasta svarsalternativ förprogrammeras tillsammans med sina (dolda) kodvärden. Uppgifter som "återanvänds", t ex namn, skrivs i listor, som användare sedan kan välja från. Det minskar risken att felstavningar mm. gör att olika data inte kan matchas.

Kalkylprogram som Excel ska aldrig användas för att lagra insamlade data. Det är allt för lätt hänt att man skriver in värden på fel rad eller i fel kolumn. En felaktig sortering kan ohjälpligt förstöra mödosamt insamlade mätvärden. Eftersom man i kalkylblad ofta måste skiva in samma värden flera gånger (t ex namn) ökar risken för felskrivningar. Med en bra databas undviker man dessa fällor.

Exempel från anpassade databaser

Användarvänliga menyer

Enkla, intuitiva menyer och formulär leder snabbt användaren rätt

Exemplet visar en meny i databas om medicinska provresultat.
Den databasansvarige kan ändra inställningar, ger varje användare inloggningsuppgifter och anger deras behörighet.
En vanlig användare kan mata in nya värden och se viss statistik, men bara den ansvarige kan exportera data ut databasen. Databastabellerna är krypterade och lösenordskyddade.

Inmatningsformulär

Bra inmatningsformulär underlättar datainsamlingen och förebygger fel

Förebygger felvärden eller saknade värden
Data gemensamma för flera formulär, t ex namn, skrivs bara in en gång
Följer insamlingsprotokollets utformning
Fasta alternativ eller standardsvar minskar felskrivningar
Inbyggd kvalitetskontroll av data
Automatisk beräkning av index mm

Ett inmatningsformulär om rökvanor och nikotinberoende. Användaren väljer alternativ skrivna i klartext. Databasen använder en kodmall för att beräkna ett index för nikotinberoende, som redovisas direkt i formuläret.

Automatiska rapporter

Uppgifter som upprepas med jämna mellanrum kan ofta automatiseras.

Automatiska rapporter är användbara för att t ex

följa utveckling av värden under en viss tid
visa databasens omfattning, t ex antal registrerade värden
skriva ut standardbrev, t ex fakturor eller provsvar, baserat på värden lagrade i databasen
urval och export av hela eller delar av datamaterialet

Till höger visas en sammanfattande rapport av fjärilsinventeringar. Den visar antal observerade fjärilar och fjärilsarter under 6 år vid tre punktlokaler och en lång transekt. En mer detaljerad version av rapporten visar antal fjärilar av varje art per lokal och år.

Andra exemplet visar en del av en rapport från databas för tobaksavvänjning (här baserad på realistiska, men slumpgenererade data) Ett knapptryck skapar den flersidiga rapporten. Man kan även skriva ut en rapport för ett visst tidsintervall, t ex ett visst år.

Organisera dina data